Year End Party là gì? Kinh nghiệm lấy dịch vụ giá rẻ, gợi ý kịch bản mới, lạ

Year End Party (YEP) là bữa tiệc quan trọng trong năm, có ý nghĩa kết nối các thành viên trong một tập thể, doanh nghiệp. Vậy, tổ chức YEP như thế nào để tiết kiệm kinh phí, thời gian nhưng vẫn mang lại hiệu quả thiết thực, nội dung chương trình hấp dẫn? Dưới đây, Bazan Event chia sẻ một số kinh nghiệm hữu ích trong quá trình làm sự kiện, giúp bạn hạn chế tránh khỏi những thiếu sót trong khâu tổ chức.

1. Year End Party (YEP) là gì?

Year End Party là bữa tiệc cuối năm, hay gọi nôm na theo người Việt là tiệc tất niên. Nếu như trước đây, bữa tiệc ngày cuối năm chỉ phổ biến trong quy mô gia đình, làng xã thì nay, nó đã trở thành một nét văn hóa của doanh nghiệp, giúp cho nhân viên có động lực cống hiến và gắn kết với nhau hơn nữa. 

Year End Party là chương trình tiệc mang lại nhiều thông điệp giá trị

Tổ chức Year End Party có thể kéo dài trong một buổi tối. Tuy nhiên, nếu có nhiều thời gian hơn, công ty có thể lên kế hoạch kết hợp tham quan, du lịch trong khoảng vài ngày. Tiệc tất niên thường có ba phần chính như sau: 

• Opening: Công tác chuẩn bị hoàn tất, bộ phận lễ tân tiếp đón và ổn định chỗ ngồi cho khách mời. Trong thời gian này, các khách đến trước có thể giao lưu với nhau, thưởng thức đồ uống hoặc xem các clip được chiếu trên màn hình led.
• Phát biểu - trao quà: Đây là phần quan trọng nhất của Year End Party. Ban lãnh đạo phát biểu cảm nhận, nhận xét hiệu quả công việc trong một năm và có những phần thưởng xứng đánh dành cho các cá nhân, tập thể xuất sắc. 
• Văn nghệ + Khai tiệc: Sau phần lễ nghi, buổi tiệc Year End Party chính thức bùng nổ với những màn múa sôi động hoặc thông qua tiết mục góp vui từ người tham gia. Về phần tiệc, tùy vào ngân sách công ty sẽ có những dạng tiệc thích hợp như BBQ, tiệc bàn, tea break hoặc coffee break,...

TỔ CHỨC YEAR END PARTY TRỌN GÓI

Hotline tư vấn miễn phí: 0934 27 20 27

2. Nên tổ chức Year End Party hay không?

Year End Party mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Có nên tổ chức Year End Party hay không? Đó là những vấn đề cần được cân nhắc rất nhiều. Bởi lẽ, một buổi tiệc công ty nếu không được tính toán kĩ lưỡng sẽ lãng phí rất nhiều ngân sách cho đặt tiệc, thuê nhân sự,... Tuy nhiên, nếu có kế hoạch rõ ràng, xác đáng, buổi tiệc cuối năm sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà không tốn kém quá nhiều. 

Buổi tiệc không chỉ mang ý nghĩa tổng kết mà còn tạo động lực cho các thành viên phấn đấu

Tổ chức Year End Party góp phần gắn kết các thành viên trong tập thể. Đồng thời, đây cũng là hoạt động giúp giữ chân các nhân viên có năng lực xuất sắc ở lại cống hiến lâu dài. Đào tạo nhân lực đã khó, nhưng để tạo ra một môi trường lý tưởng, khiến cho các thành viên của công ty sẵn sàng hy sinh đòi hỏi bộ phân nhân sự phải đảm nhận tốt công việc từ những chi tiết nhỏ nhặt nhất. Thông qua buổi tiệc này, các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc sẽ nhận được những phần thưởng khích lệ xứng đáng. 

Thành phần tham dự buổi tiệc YEP không chỉ gói gọn trong danh sách các thành viên công ty. Đây là dịp để mời các đối tác làm ăn đến tham dự và quảng bá hình ảnh công ty. Chính vì thế, tổ chức buổi tiệc tươm tất, chuyên nghiệp cũng là cách để giới thiệu khéo léo tiềm lực của doanh nghiệp. 

Thông qua chương trình, các bộ phận tổng kết thành quả sau một năm làm việc. Đồng thời, phân tích những điều đã và chưa làm được, rút kinh nghiệm để có hướng phát triển tốt hơn cho năm tới.

Lưu lại những khoảnh khắc thú vị bên bàn tiệc

3. Year End Party và quy trình chuẩn bị, tổ chức chi tiết

Quy trình tổ chức tiệc tất niên bao gồm nhiều bước. Để có một đêm tiệc thành công, tạo được ấn tượng mạnh mẽ, ekip phải có kinh nghiệm trong việc lấy dịch vụ, hình thành ý tưởng và kết nối giữa các phòng ban.

3.1 Chọn ý tưởng, chủ đề tiệc Year End Party 

Tiệc Year End Party cho công ty, xí nghiệp không đơn thuần là chỉ là một buổi ăn uống, giao lưu. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể sử dụng hình ảnh để quảng bá hoặc định hướng phát triển cho năm làm việc mới. Vì thế, nếu không có ý tưởng khác biệt, buổi tiệc dễ rơi vào nhàm chán do bị trùng lặp về chủ đề so với những năm trước.

Tùy vào văn hóa doanh nghiệp, ekip thực hiện sẽ đưa ra những đề tài khác nhau. Xuyên suốt chương trình, các hoạt động, cách bài trí, ý tưởng sẽ bám sát chủ đề để tạo nên sự thống nhất. Có thể tham khảo một số chủ đề YEP như:

• We are One - We are family: Gắn kết các thành viên trong công ty trở thành tập thể lớn mạnh. Tổ chức các trò chơi tập thể trong đêm gala, thực hiện tráo đổi vị trí chỗ ngồi để các thành viên có cơ hội giao lưu với nhau,...
• Vui Tết cổ truyền: Hướng về giá trị nguồn cội, bài trí sân khấu theo phong cách dân gian, chọn menu tiệc buffet hoặc bày biện các gian hàng ẩm thực,...
• Touch the Star: tôn vinh các cá nhân, tập thể xuất sắc. Buổi tiệc cuối năm trao gửi những phần quà xứng đáng, tạo động lực phát triển cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra, để cho buổi tiệc đặc biệt và có phần ấn tượng hơn, ban tổ chức có thể quy định dresscode (màu trang phục) hoặc biến tấu bằng các chương trình pool party, lửa trại,...

Lựa chọn chủ đề tiệc phù hợp với văn hóa công ty

3.2 Lên danh sách khách mời

Khách mời là thành phần không thể thiếu trong buổi tiệc. Chính vì thế, để đảm bảo không bỏ sót bất kì ai trong buổi Year End Party, bạn nên lập danh sách thật chi tiết. Đối với những công ty hoặc chương trình lớn, khách mời sẽ bao gồm nhiều thành phần như:

• Khách mời VIP
• Khách mời doanh nghiệp, đối tác làm ăn
• Khách mời là nhân viên công ty
• Khách mời là các nhà báo, cơ quan truyền thông
• Khách mời dự bị

Sau khi có được danh sách khách mời, tiến hành làm thiệp và dự toán được số lượng bàn tiệc, quà trong chương trình (nếu có).

Lên danh sách khách mời để lựa chọn sảnh tiệc phù hợp

3.3 Tìm địa điểm tổ chức Year End Party, lên kế hoạch thời gian cụ thể

Mỗi doanh nghiệp có thể chọn ngày tổ chức tiệc cuối năm phù hợp với quỹ thời gian của mình. Thông thường, buổi tiệc sẽ được tổ chức vào những ngày cuối tuần , thuộc tuần đầu tiên của tháng cuối năm. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm, bạn nên tranh thủ chọn ngày trước để chủ động chọn được sảnh tiệc phù hợp, tránh trùng với những công ty khác. Thời lượng lý tưởng của một chương trình Year End Party thường diễn ra trong khoảng 120 phút. Nếu tổ chức với quỹ thời gian ít hơn, buổi tiệc có thể thiếu đi một số phần quan trọng, còn nếu tổ chức lâu hơn, có thể sẽ gây nhàm chán cho khách tham dự

Về địa điểm tổ chức tiệc tất niên, bạn có thể chọn không gian ngoài trời hoặc trong các nhà hàng, phòng hội nghị kín đáo.

Nếu chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên theo không gian mở, bạn có thể cân nhắc lựa chọn các option như: poolparty, bãi biển, sân vận động, khu du lịch sinh thái,... Ngoài ra, để tiết kiệm chi phí, bạn cũng có thể tận dụng phòng hợp, bãi giữ xe của chính công ty để làm địa điểm tổ chức tiệc.

Tổ chức YEP kết hợp Year End Party để tiết kiệm chi phí

3.4 Chuẩn bị các tiết mục phục vụ chương trình, liên hệ đặt dịch vụ

Nếu không đặt tiệc tất niên trọn gói từ agency, bộ phận chịu trách nhiệm của công ty sẽ vất vả hơn rất nhiều do phải chủ động trong khâu liên hệ dịch vụ. Chưa kể, việc thống nhất kịch bản chương trình, kiếm định chất lượng cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian. 

Một buổi Year End Party thành công sẽ không thể nào thiếu được những tiết mục văn nghệ sôi động. Bên cạnh các màn biểu diễn của đơn vị nghệ thuật chuyên nghiệp, các tiết mục ca hát cây nhà lá vườn sẽ càng tăng thêm sự hào hứng cho buổi tiệc. Trước ngày tổ chức YEP luôn là công cuộc vận động vô cùng "gian khổ" của bộ phận hành chính - nhân sự. Muốn tất cả mọi người đều tham gia, ban tổ chức cần đưa ra kế hoạch cụ thể trước một tháng, vận động các phòng ban đăng ký tiết mục.

Tương tác với đơn vị dịch vụ để giải quyết các vấn đề phát sinh

3.5 Tổ chức, giám sát chương trình

Đây được coi là khâu quan trọng nhất, thể hiện thành quả các giai đoạn chuẩn bị kì công. Buổi tiệc Year End Party có thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: nội dung chương trình, độ chịu chơi của khách mời tham gia, ekip tổ chức, phục vụ,...

Sau buổi tiệc, phòng ban có trách nhiệm sẽ nghiệm thu chương trình, bàn giao mặt bằng và thanh toán nốt những khoản tiền dịch vụ chưa hoàn tất.

Tổ Chức Tiệc Tất Niên Công Ty - Year End Party Liên Hoan Cuối Năm 2023

Dịch vụ Tổ chức Tiệc tất niên công ty - Year End Party trọn gói của Bazan Event chỉ từ 490.000đ/khách. Cam kết mang đến cho quý khách hàng một buổi lễ thật sang trọng, chuyên nghiệp cùng giá thành

4. Kinh nghiệm tổ chức Year End Party 2019 tiết kiệm chi phí

Tổ chức Year End Party như thế nào để không tốn kém nhưng vẫn mang lại hiệu quả? Đó là câu hỏi chung của rất nhiều doanh nghiệp. Từ thực tế quá trình làm tổ chức sự kiện, Bazan Event đưa ra một số tips hữu ích, giúp công ty có một bữa tiệc cuối năm thành công với nhiều mức ngân sách

• Chọn địa điểm tổ chức: Khi làm tiệc cuối năm cho công ty, không nhất thiết phải thuê sảnh tiệc trong các nhà hàng sang trọng. Nếu doanh nghiệp bạn sở hữu phòng hợp hoặc bãi giữ xe rộng rãi, bạn cũng có thể tận dụng để dựng sân khấu, backdrop ngay tại đó.  

Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc phù hợp với ngân sách

• Đặt tiệc tiết kiệm chi phí: Các công ty tổ chức sự kiện luôn đưa ra rất nhiều menu thực đơn tiệc để khách lựa chọn. Mỗi bàn tiệc, bạn chỉ nên chọn từ 5-6 món, không nên lấy quá nhiều dễ gây chán, khách dự ăn không hết nên bỏ dư, rất uổng phí. Bên cạnh đó, khi đặt tiệc với số lượng lớn, bạn có thể tự mix các món ăn lại với nhau để tạo một thực đơn riêng cho đoàn. Lưu ý không nên chọn những món ăn bị trùng lặp trong bàn tiệc vì sẽ gây nhàm chán. Theo kinh nghiệm chọn thực đơn, mỗi bàn tiệc nên có một món khai vị, 3-4 món chính (bao gồm lẩu) và 1 món tráng miệng. 

Tiệc buffet tất niên mang đến nhiều sự lựa chọn cho khách mời

• Đóng góp các tiết mục văn nghệ "cây nhà lá vườn": Đôi khi, các tiết mục do các thành viên trong công ty đóng góp lại mang đến bầu không khí vui tươi và ấm áp hơn so với việc ngồi xem các đơn vị chuyên nghiệp biểu diễn. Thêm vào đó, nếu không thuê các vũ công, ca sĩ, công ty sẽ tiết kiệm được một khoản tiền kha khá.

Đóng góp tiết mục văn nghệ từ thành viên nội bộ của công ty

Thêm vào đó, Bazan Event chia sẻ thêm một số kinh nghiệm giúp công ty lấy được dịch vụ giá tốt. Đó là phối hợp cùng chuyên viên tổ chức sự kiện cân đối các khoản thu chi phù hợp với chương trình. Đồng thời, khảo sát dịch vụ ở nhiều nơi, so sánh giá và chọn ra đơn vị cung cấp có mức giá tốt nhất. 

5. Gợi ý một số concept chương trình tiệc tất niên mới lạ, hấp dẫn

Year End Party có hai phần chính là lễ và hội. Phần lễ bao gồm các nghi thức như khai mạc, khui rượu, phát biểu,... Phần hội bao gồm các tiết mục ca múa, giao lưu thông qua các trò chơi đội, nhóm. Nếu chỉ tổ chức một chương trình thuần túy sao cho có đủ các phần cần thiết, buổi tiệc sẽ dễ dẫn đến nhàm chán, thiếu điểm nhấn. Dưới đây là một số concept chương trình cho bạn tham khảo. 

5.1 Touch The Star

Với chủ đề này, đêm tiệc cuối năm sẽ tôn vinh các cá nhân có đóng góp xuất sắc. Đồng thời, chương trình tìm ra những ngôi sao tỏa sáng nhất thông qua các trò chơi, thử thách. Ý tưởng tổ chức YEP theo chủ đề Touch The Star sẽ giúp các nhân viên mạnh dạn hơn, mang đến động lực phát triển cho tập thể.

Trao thưởng những phần quà xứng đáng cho cá nhân, tập thể có đóng góp

5.2 Vui Tết Cổ Truyền

Tết Cổ Truyền xoay quanh các mô hình trang trí dân gian quen thuộc. Thêm vào đó, kịch bản chương trình sẽ có thêm những phần thi như phóng phi tiêu trúng quà, nhắm mắt đập niêu hoặc múa hát,... Bên cạnh đó, các gian hàng thư pháp, tò he phục vụ buổi tiệc sẽ mang đến cho khách mời thật nhiều trải nghiệm thú vị. Khu vực tổ chức tiệc và các ấn phẩm liên quan sẽ được thiết kế theo phong cách cổ điển đẹp mắt.

Xây dựng các mô hình tết đẹp mắt

5.3 Bay vào ngân hà

Bay Vào Ngân Hà là chủ đề tiệc tất niên mới mẻ được áp dụng trong những năm gần đây. Với chủ đề này, khách đến tham dự tiệc có cảm giác như đang lạc vào không gian của một bộ phim bom tấn với vũ trụ bao la. Nếu muốn tổ chức một đêm YEP thật mới lạ và ấn tượng thì đây chính là gợi ý hữu ích cho công ty.

Thiết kế backdrop và sân khấu ấn tượng

5.4 Dạ tiệc Ánh Sáng

Chọn chủ đề Dạ tiệc Ánh Sáng, không gian tổ chức sẽ được trang trí ngập tràn trong ánh đèn. Những năm gần đây, ý tưởng này được nhiều người lựa chọn và mang về những kết quả ấn tượng. Tuy nhiên, khi tổ chức tiệc theo concept này, bạn sẽ phải chọn sảnh tiệc có thiết kế phù hợp để trao đèn,...

6. Dịch vụ tổ chức Year End Party giá tốt, thiết kế chương trình theo yêu cầu

 Với concept chương trình đa dạng, kịch bản hấp dẫn, dịch vụ tổ chức Year End Party của Bazan Event mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng. Thêm vào đó, đội ngũ chuyên viên tư vấn luôn lắng nghe ý kiến khách hàng, từ đó thiết kế những chương trình phù hợp nhất!

Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói của Bazan Event

Dịch vụ tổ chức Year End Party trọn gói bao gồm:

• Kịch bản chương trình tiệc tất niên
• MC, PG, PB và các khách mời (KOLs,...) nếu khách yêu cầu
• Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Quay phim, chụp hình sự kiện
• Thiết kế backdrop, thiệp mời, ấn phẩm quảng cáo
• Tiệc buffet, teabeak hoặc tiệc bàn
• Hỗ trợ đón khách, giám sát chương trình

Year End Party vào cuối năm là chương trình giàu ý nghĩa, mang đến những thông điệp giá trị gửi đến khách mời và tập thể nhân viên. Đừng quên liên hệ với chúng tôi để có được tư vấn chi tiết nội buổi tiệc, phối hợp tổ chức mang đến thành quả ấn tượng.